"Her ne kadar mutfağın arka tarafında olsa da satın alma departmanı otel işletmeleri için hayati önemdedir.Otel işletmelerinde başarı için üç saç ayağı bulunmaktadır.Bunlar; satış pazarlama faaliyetlerinde verimlilik, hizmette yüksek kalite ve maliyet yönetimidir.Bu üç saç ayağında da aynı paralelde yürütülecek çalışmalar işletmelerde başarıyı getirir.Satın Alma Departmanı ise bu çalışmalarda hizmet kalitesinin arttırılması ve maliyet yönetimi konularında direkt olarak etkilidir.

Satın Alma Departmanı kaliteli ürünlerin en uygun fiyata tedariki nedeniyle bütçenin etkin kullanılması ve hizmet kalitesinin arttırılmasında önemli bir rol oynuyor.Kısacası Satın Alma Departmanı çalışmalarını Kalite, Maliyet ve zaman kriterlerine göre yürütmekte.Nitekim; zaman zaman bir çok işletmenin zamanında tedarik edilmeyen malzemeler nedeni ile hizmet kalitesinde düşüş yaşadığına veya doğru yürütülmeyen yanlış satın alma süreçleri sonucunda yüksek maliyetler ile karşılaştığına tanık olabiliyoruz.İşte bu nedenle profesyonel satın alma yöneticileri işletmeler için hayati önemde.

Bununla birlikte son dönemlerde Satın alma fonksiyonunun rolü de evrimleşmiş ve stratejik önemi daha çok artmıştır.

Satın Alma Departmanı; Satın alma taleplerinin onaylanması, Satın alma emirlerinin hazırlanması, Fiyatların analizi, sözleşmelerin hazırlanması ve ödemelerin nasıl yapılacağının görüşülmesi gibi oldukça önemli fonksiyonları yerine getirmektedir.Bu fonksiyonları yerine getirirken de; adil rekabet, uygun şartnamenin hazırlanması, etkin duyuru, yeterli süre, objektif kriterlerin kullanılması ve veri kayıtları oluşturulması gibi kriterleri dikkate almaktadır.Bu açıdan değerlendirildiğinde satın alma departmanı işletmenin piyasadaki imajını oluşturmaktadır.

Satın Alma Departmanı diğer departmanları ile de koordineli çalışmak zorundadır.Departmanlardan gelen satın alma taleplerine yanıt vermeli ve talepleri zamanında karşılamalıdır.Çünkü operasyonun sorunsuz işlemesi satın alma departmanının işini ne kadar iyi yaptığı ile direk ilgilidir.

Kısacası; işletme ihtiyaçlarını doğru şekilde anlamayan, hizmet veya ürünü doğru zamanda ve doğru fiyattan temin etmeyen bir satın alma departmanı işletmeyi büyük zarara uğratabilir.İşte bu nedenle işletmeler satın alma departmanlarını profesyonellere emanet etmelidirler."